Закон об архивах 2024 года и его руководящие документы, вступившие в силу 1 июля 2025 года, обеспечивают комплексную правовую основу для управления электронными документами. Эта основа способствует реализации стратегических, прорывных решений центральной власти по реструктуризации двухуровневой системы местной администрации.

По словам Нгуен Тхань Биня, заместителя директора Департамента государственных архивов и документации Министерства внутренних дел (MoHA), электронный документооборот, предусмотренный новым законом, является ключевым фактором для архивного сектора в создании стандартизированной на международном уровне цифровой архивной инфраструктуры, применении современных технологий и обеспечении безопасности данных.

Эти цели соответствуют направлениям, изложенным в резолюции Политбюро № 57 о прорывном развитии науки, технологий, инноваций и национальной цифровой трансформации. Практические шаги в этом направлении включают создание цифровых хранилищ, архивных баз данных и интеграцию с национальными цифровыми платформами, сказал он.

Электронные документы способствуют экономии средств, сокращению потребностей в физическом хранении, минимизации бумажной работы, повышению прозрачности, улучшению государственных услуг и своевременному принятию решений, отметил Нгуен Тхань Бинь.

Он также подчеркнул важнейшую роль провинциальных исторических архивов в управлении местными данными, обеспечивая соответствующую техническую инфраструктуру, отвечающую требованиям развития. Синхронное развертывание цифровых архивных систем необходимо для реализации целей Резолюции 57.

Несмотря на наличие законодательной базы, Нгуен Тхань Бинь отметил ряд проблем, возникших в ходе реализации проекта, включая неразвитую цифровую инфраструктуру, ограниченность людских ресурсов, угрозы кибербезопасности, а также трудности с синхронизацией данных и интеграцией систем. Во многих населенных пунктах, особенно на уровне общин, отсутствуют цифровые инструменты и инфраструктура, необходимые для оцифровки и управления документами. Кроме того, число подготовленных архивных работников остается недостаточным, особенно на уровне общин, при этом заметны пробелы в цифровых навыках и профессиональном опыте.

Отсутствие стандартизированных технических спецификаций в существующих программных системах создает дополнительные проблемы с интеграцией, а ранее оцифрованные записи часто не соответствуют новым стандартам. Цифровые преобразования в архивной сфере также требуют значительных инвестиций, что остается проблемой для ограниченных в финансовом плане местных бюджетов. Риски, связанные с утечкой данных и кибератаками, требуют внедрения передовых решений в области безопасности.

Одна из ключевых задач, стоящих сегодня перед министерствами, ведомствами и местными органами власти, - реализация целей, обозначенных в резолюции 57, путем применения научно-технического прогресса для цифровой трансформации архивных материалов и архивной работы. Это необходимо для эффективного управления, а также для эффективного использования и повышения ценности архивных материалов.

Министерство внутренних дел издало и поручило Государственному департаменту документации и архивов выпустить несколько руководящих документов, чтобы помочь министерствам, ведомствам и местным органам власти улучшить управление документами и архивами в ходе реструктуризации организационного аппарата политической системы.

Департамент также направил рабочие группы для оказания непосредственной поддержки местным органам власти в управлении документами и архивами на протяжении всего процесса реорганизации. Некоторые местные органы власти заблаговременно издали инструкции, провели обучение, а также инвентаризацию, упаковку, передачу и меры безопасности архивных материалов, даже опередив официальные указания министерства.